Rechtsanwalt Abmahnung München

Abmahnung erhalten oder aussprechen – Rechte und Pflichten im Überblick

Eine Abmahnung ist die förmliche Rüge eines konkreten Fehlverhaltens, verbunden mit dem Hinweis, dass im Wiederholungsfall die Kündigung droht. Sie ist in aller Regel Voraussetzung für eine spätere verhaltensbedingte Kündigung. Arbeitnehmer können sich gegen eine unberechtigte Abmahnung wehren, etwa mit einer Gegendarstellung zur Personalakte nach § 83 BetrVG oder mit einem Anspruch auf Entfernung der Abmahnung.

Wer eine Abmahnung erhält, sollte nicht vorschnell reagieren. Nicht jede Abmahnung muss angegriffen werden, und nicht jede Reaktion ist taktisch klug. Entscheidend ist, ob die Vorwürfe zutreffen, ob die Abmahnung formell und inhaltlich den Anforderungen der Rechtsprechung genügt und welche Bedeutung sie für den Bestand Ihres Arbeitsverhältnisses haben kann.

Für Arbeitgeber ist die Abmahnung ein zentrales Instrument, um Pflichtverstöße zu dokumentieren und eine spätere Kündigung vorzubereiten. Fehler bei der Formulierung führen jedoch häufig dazu, dass sie im Kündigungsschutzprozess wertlos ist. Fachanwalt für Arbeitsrecht Helmut Göttler berät seit 1994 in München beide Seiten: bei der Prüfung und Abwehr unberechtigter Abmahnungen ebenso wie bei der rechtssicheren Abmahnung von Pflichtverletzungen.

Eine frühe Einschätzung hilft, die richtige Reaktion zu wählen: Manchmal ist eine sachliche Gegendarstellung angezeigt, manchmal ein klärendes Gespräch, gelegentlich auch der Weg zum Arbeitsgericht.

Was ist eine Abmahnung und welche Funktion hat sie?

Die Abmahnung ist im Gesetz nicht ausdrücklich als arbeitsrechtliches Instrument geregelt. Ihre Notwendigkeit ergibt sich aus dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit: Eine Kündigung ist nur das letzte Mittel. Bevor ein Arbeitgeber wegen eines steuerbaren Fehlverhaltens kündigt, muss er dem Arbeitnehmer grundsätzlich die Gelegenheit geben, sein Verhalten zu ändern. Für die außerordentliche Kündigung von Dauerschuldverhältnissen ist dieser Gedanke in § 314 Abs. 2 BGB ausdrücklich verankert; für die verhaltensbedingte ordentliche Kündigung gilt er nach ständiger Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts entsprechend.

Die Abmahnung erfüllt nach der Rechtsprechung mehrere Funktionen:

• Hinweis- und Rügefunktion: Der Arbeitgeber benennt einen konkreten Pflichtverstoß und macht deutlich, dass er dieses Verhalten nicht hinnimmt.
• Warnfunktion: Der Arbeitnehmer wird gewarnt, dass im Wiederholungsfall der Bestand des Arbeitsverhältnisses gefährdet ist.
• Dokumentationsfunktion: Die Abmahnung hält den Vorfall fest und dient im späteren Kündigungsschutzprozess als Nachweis.

Von der Abmahnung zu unterscheiden ist die bloße Ermahnung oder Rüge. Fehlt der Hinweis auf arbeitsrechtliche Konsequenzen für den Bestand des Arbeitsverhältnisses, handelt es sich nicht um eine Abmahnung im Rechtssinne. Eine solche Ermahnung kann eine spätere verhaltensbedingte Kündigung nicht vorbereiten.

Eine Abmahnung ist entbehrlich, wenn eine Verhaltensänderung in Zukunft trotz Abmahnung nicht zu erwarten ist oder wenn es sich um eine so schwere Pflichtverletzung handelt, dass ihre Hinnahme durch den Arbeitgeber offensichtlich ausgeschlossen ist. Das kann etwa bei Straftaten zulasten des Arbeitgebers oder bei Tätlichkeiten der Fall sein. Ob eine solche Ausnahme vorliegt, beurteilen die Gerichte allerdings streng und stets im Einzelfall.

Wichtig ist auch der Bezug zur späteren Kündigung: Eine Abmahnung bereitet eine Kündigung nur für gleichartige Pflichtverstöße vor. Wer wegen Unpünktlichkeit abgemahnt wurde, kann nicht ohne Weiteres wegen eines ganz anderen Fehlverhaltens gekündigt werden. Zugleich verbraucht die Abmahnung das Kündigungsrecht für den abgemahnten Vorfall selbst: Wegen genau dieses Verstoßes kann der Arbeitgeber dann grundsätzlich nicht mehr kündigen.

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Anforderungen an eine wirksame Abmahnung

Damit eine Abmahnung ihre Funktion erfüllen kann, muss sie bestimmten inhaltlichen Anforderungen genügen. Viele Abmahnungen halten einer gerichtlichen Überprüfung gerade in diesem Punkt nicht stand.

• Konkrete Beschreibung des Pflichtverstoßes: Das beanstandete Verhalten muss so genau bezeichnet sein, dass der Arbeitnehmer weiß, was ihm vorgeworfen wird – mit Datum, Uhrzeit und Sachverhalt. Pauschale Vorwürfe wie „wiederholt unzuverlässig“ genügen nicht.
• Aufforderung zu vertragsgerechtem Verhalten: Die Abmahnung muss deutlich machen, welches Verhalten künftig erwartet wird.
• Androhung von Konsequenzen: Für den Wiederholungsfall müssen arbeitsrechtliche Folgen für den Bestand des Arbeitsverhältnisses in Aussicht gestellt werden. Der ausdrückliche Hinweis auf eine mögliche Kündigung ist empfehlenswert.
• Zutreffender Sachverhalt: Die Vorwürfe müssen der Wahrheit entsprechen. Der Arbeitgeber trägt im Streitfall die Beweislast.
• Verhältnismäßigkeit: Ganz geringfügige Verstöße können eine Abmahnung im Einzelfall unverhältnismäßig machen.

Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz nicht vor. Auch eine mündliche Abmahnung ist grundsätzlich wirksam. Aus Beweisgründen erfolgt sie in der Praxis jedoch fast immer schriftlich. Abmahnen kann nicht nur der Arbeitgeber selbst, sondern jede Person, die befugt ist, dem Arbeitnehmer verbindliche Anweisungen zur Art und Weise der Arbeitsleistung zu erteilen, etwa ein Vorgesetzter.

Eine gesetzliche Frist für den Ausspruch der Abmahnung besteht nicht. Wartet der Arbeitgeber jedoch sehr lange, kann das Abmahnungsrecht im Einzelfall verwirkt sein. Zudem verliert eine Abmahnung mit der Zeit an Gewicht. Eine feste Grenze, nach deren Ablauf eine Abmahnung automatisch ihre Wirkung verliert, gibt es aber nicht; maßgeblich sind die Umstände des Einzelfalls.

Enthält ein Abmahnungsschreiben mehrere Vorwürfe, von denen nur einer unzutreffend ist, muss die Abmahnung nach der Rechtsprechung insgesamt aus der Personalakte entfernt werden. Der Arbeitgeber kann die berechtigten Vorwürfe dann in einer neuen, korrigierten Abmahnung erneut rügen. Für Arbeitgeber empfiehlt es sich deshalb, jeden Vorfall gesondert abzumahnen.

Ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats besteht bei der Abmahnung grundsätzlich nicht. Anders ist das erst bei einer darauf gestützten Kündigung, vor der der Betriebsrat nach § 102 BetrVG anzuhören ist.

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Reaktionsmöglichkeiten für Arbeitnehmer: Schweigen, Gegendarstellung oder Klage

Wer eine Abmahnung erhält, hat mehrere Möglichkeiten. Welche davon sinnvoll ist, hängt vom Inhalt der Abmahnung, von der Beweislage und von der Situation im Betrieb ab.

Zunächst nichts unternehmen: Das klingt überraschend, ist aber oft eine bewusste Strategie. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts ist ein Arbeitnehmer nicht verpflichtet, gegen eine Abmahnung vorzugehen. Er kann die Richtigkeit der Vorwürfe auch noch in einem späteren Kündigungsschutzprozess bestreiten. Dann muss der Arbeitgeber den abgemahnten Vorfall beweisen – möglicherweise Jahre später, wenn Zeugen sich nicht mehr genau erinnern.

Gegendarstellung: Nach § 83 Abs. 2 BetrVG kann der Arbeitnehmer verlangen, dass seine Erklärung zum Inhalt der Personalakte dieser beigefügt wird. Die Gegendarstellung ist ein niedrigschwelliges Mittel, um die eigene Sicht festzuhalten. Sie sollte sachlich formuliert sein, die Vorwürfe konkret aufgreifen und keine neuen Angriffsflächen bieten. Eine unbedachte Gegendarstellung kann im Einzelfall mehr schaden als nützen, etwa wenn sie Pflichtverstöße unfreiwillig einräumt.

Klage auf Entfernung: Ist die Abmahnung unberechtigt, kann der Arbeitnehmer vor dem Arbeitsgericht ihre Entfernung aus der Personalakte verlangen. Eine Klagefrist besteht nicht. Die Klage schafft Klarheit, kann das Verhältnis zum Arbeitgeber aber zusätzlich belasten. Sie kommt vor allem in Betracht, wenn die Abmahnung offensichtlich unrichtig ist oder das berufliche Fortkommen beeinträchtigt.

Daneben steht immer das Gespräch. In vielen Fällen lässt sich ein Missverständnis klären oder eine Rücknahme der Abmahnung erreichen, ohne dass die Fronten verhärten. Ein durchdachtes, gegebenenfalls anwaltlich vorbereitetes Schreiben kann hier mehr bewirken als eine sofortige Klage.

Unabhängig vom Vorgehen gilt: Bewahren Sie die Abmahnung auf, notieren Sie zeitnah Ihre Erinnerung an den Vorfall und sichern Sie mögliche Beweismittel wie E-Mails oder Namen von Zeugen. Diese Unterlagen können später entscheidend sein.

Steht bereits eine Kündigung im Raum oder wurde sie ausgesprochen, verschiebt sich die Perspektive: Dann wird die Abmahnung im Kündigungsschutzverfahren überprüft, und es kommt darauf an, die Klagefrist von drei Wochen nach § 4 KSchG einzuhalten. Die Auseinandersetzung mit der Abmahnung ist dann Teil der Verteidigung gegen die Kündigung.

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Gegendarstellung nach § 83 BetrVG und Einsicht in die Personalakte

Das Betriebsverfassungsgesetz gibt Arbeitnehmern in § 83 BetrVG zwei wichtige Rechte im Zusammenhang mit der Personalakte. Nach § 83 Abs. 1 BetrVG haben sie das Recht, in die über sie geführten Personalakten Einsicht zu nehmen und dazu ein Mitglied des Betriebsrats hinzuzuziehen. Nach § 83 Abs. 2 BetrVG können sie Erklärungen zum Inhalt der Personalakte abgeben, die auf ihr Verlangen beizufügen sind.

Die Einsicht in die Personalakte ist häufig der erste Schritt. Sie zeigt, welche Abmahnungen, Vermerke oder Beurteilungen dort gespeichert sind, und ermöglicht eine fundierte Reaktion. Daneben steht Arbeitnehmern nach Art. 15 DSGVO ein Auskunftsrecht über die zu ihrer Person verarbeiteten Daten zu, einschließlich des Rechts auf eine Kopie.

Die Gegendarstellung selbst unterliegt keiner Frist. Sie sollte aber möglichst zeitnah verfasst werden, solange die Erinnerung an den Vorfall frisch ist. Inhaltlich empfiehlt sich folgender Aufbau:

• Bezugnahme auf die konkrete Abmahnung mit Datum.
• Sachliche Darstellung des Geschehens aus eigener Sicht, gegebenenfalls mit Hinweis auf Zeugen oder Unterlagen.
• Klare Aussage, welche Vorwürfe bestritten werden.
• Aufforderung, die Gegendarstellung der Personalakte beizufügen, und gegebenenfalls die Bitte, die Abmahnung zu entfernen.

Der Arbeitgeber muss die Gegendarstellung zur Personalakte nehmen. Er ist aber nicht verpflichtet, die Abmahnung deshalb zu entfernen oder inhaltlich zu der Erklärung Stellung zu nehmen. Die Gegendarstellung wirkt also vor allem dokumentierend: Wer später die Akte liest, etwa ein Gericht im Kündigungsschutzprozess, sieht beide Sichtweisen.

Bei der Formulierung ist Zurückhaltung geboten. Emotionale Vorwürfe gegen Vorgesetzte, Spekulationen oder Eingeständnisse, die über das Notwendige hinausgehen, schwächen die eigene Position. Auch ein vermeintlich harmloser Satz wie „Das kam nur ein einziges Mal vor“ kann den Pflichtverstoß bestätigen. Eine anwaltliche Durchsicht vor der Abgabe ist daher sinnvoll, insbesondere wenn bereits mehrere Abmahnungen vorliegen und eine Kündigung im Raum steht.

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Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte

Arbeitnehmer haben nach ständiger Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts einen Anspruch auf Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte, wenn diese ihr Persönlichkeitsrecht und ihr berufliches Fortkommen unberechtigt beeinträchtigt. Dogmatisch wird der Anspruch aus der Fürsorge- und Rücksichtnahmepflicht des Arbeitgebers in Verbindung mit dem Rechtsgedanken des Beseitigungsanspruchs nach § 1004 BGB hergeleitet.

Ein Entfernungsanspruch besteht insbesondere, wenn:

• die Abmahnung inhaltlich unbestimmt ist oder unrichtige Tatsachenbehauptungen enthält,
• sie auf einer unzutreffenden rechtlichen Bewertung des Verhaltens beruht,
• sie den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit verletzt,
• sie ehrverletzende oder herabwürdigende Formulierungen enthält oder
• kein schutzwürdiges Interesse des Arbeitgebers am Verbleib in der Personalakte mehr besteht.

Der letzte Punkt betrifft auch berechtigte Abmahnungen. Sie können nach längerer Zeit beanstandungsfreien Verhaltens entfernt werden müssen. Nach der neueren Rechtsprechung genügt es dafür aber nicht, dass die Abmahnung ihre Warnfunktion verloren hat. Erforderlich ist, dass sie auch für die weitere Beurteilung des Arbeitnehmers keine Rolle mehr spielen kann. Eine bestimmte Jahresfrist gibt es nicht.

Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses besteht ein Entfernungsanspruch in der Regel nicht mehr. Ausnahmen kommen in Betracht, wenn objektive Anhaltspunkte dafür bestehen, dass die Abmahnung dem Arbeitnehmer noch schaden kann. Wer gegen eine Abmahnung vorgehen möchte, sollte dies deshalb während des laufenden Arbeitsverhältnisses tun oder die Entfernung in einer Beendigungsvereinbarung ausdrücklich regeln.

Der Entfernungsanspruch kann außergerichtlich geltend gemacht und notfalls vor dem Arbeitsgericht München eingeklagt werden. Im Prozess muss der Arbeitgeber die Richtigkeit der Vorwürfe darlegen und beweisen. Gelingt ihm das nicht, ist die Abmahnung aus der Akte zu entfernen. In vielen Verfahren wird eine einvernehmliche Lösung gefunden, etwa die Entfernung nach Ablauf einer bestimmten Zeit ohne weitere Beanstandungen.

Wird im Rahmen einer Trennung ohnehin verhandelt, gehört die Entfernung aller Abmahnungen zu den Punkten, die in einem Vergleich oder Aufhebungsvertrag ausdrücklich geregelt werden sollten.

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Arbeitgebersicht: Rechtssicher abmahnen

Für Arbeitgeber ist die Abmahnung ein wichtiges Führungsinstrument und zugleich die Grundlage für eine spätere verhaltensbedingte Kündigung. Eine fehlerhafte Abmahnung kann im Kündigungsschutzprozess dazu führen, dass die Kündigung scheitert, weil es an einer wirksamen vorherigen Warnung fehlt. Sorgfalt zahlt sich deshalb aus.

Bewährt haben sich folgende Grundsätze:

• Ein Vorfall, eine Abmahnung: Mehrere Vorwürfe in einem Schreiben bergen das Risiko, dass die gesamte Abmahnung wegen eines einzigen nicht beweisbaren Punktes entfernt werden muss.
• Konkret und beweisbar: Datum, Uhrzeit, Ort, beteiligte Personen und das genaue Verhalten festhalten. Zeugen und Unterlagen sollten frühzeitig gesichert werden.
• Klare Warnung: Ausdrücklich darauf hinweisen, dass im Wiederholungsfall die Kündigung des Arbeitsverhältnisses droht.
• Zeitnah reagieren: Eine Abmahnung wirkt am stärksten, wenn sie in engem zeitlichem Zusammenhang mit dem Vorfall erfolgt.
• Zugang dokumentieren: Den Empfang der Abmahnung quittieren lassen oder die Übergabe in Anwesenheit eines Zeugen vornehmen.

Zu viele Abmahnungen wegen gleichartiger Verstöße ohne anschließende Konsequenz können die Warnfunktion abschwächen. Wer immer wieder droht, aber nicht handelt, muss nach der Rechtsprechung unter Umständen eine besonders eindringliche letzte Abmahnung aussprechen, bevor eine Kündigung in Betracht kommt. Eine bestimmte Zahl von Abmahnungen vor einer Kündigung schreibt das Gesetz nicht vor; bei gleichartigen Verstößen kann bereits eine einschlägige Abmahnung genügen.

In der Zeitarbeitsbranche stellen sich zusätzliche Fragen. Pflichtverstöße ereignen sich häufig beim Entleiher, die Abmahnung muss aber vom Verleiher als Arbeitgeber ausgesprochen werden. Dafür ist ein geordneter Informationsfluss zwischen Kundenbetrieb und Personaldienstleister notwendig, damit der Sachverhalt konkret und beweisbar dokumentiert wird.

Umgekehrt können auch Arbeitnehmer ihren Arbeitgeber abmahnen, etwa bei wiederholt verspäteter Gehaltszahlung. Eine solche Abmahnung ist häufig Voraussetzung, bevor der Arbeitnehmer seinerseits fristlos nach § 626 BGB kündigen kann.

Für eine wirksame Abmahnungspraxis empfiehlt sich schließlich eine klare interne Zuständigkeit. Führungskräfte sollten wissen, wann sie Vorfälle dokumentieren, wer abmahnen darf und wie Abmahnungen zur Personalakte gelangen. Einheitliche Vorlagen helfen, sollten aber stets auf den konkreten Einzelfall angepasst werden, damit sie einer gerichtlichen Prüfung standhalten.

Sie möchten als Arbeitgeber eine Abmahnung aussprechen? Lassen Sie den Entwurf rechtssicher gestalten.

Beratung zur Abmahnung bei Fachanwalt Helmut Göttler in München

Rechtsanwalt Helmut Göttler ist Fachanwalt für Arbeitsrecht und berät seit 1994 in München Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Bei Abmahnungen kommt ihm diese doppelte Perspektive besonders zugute: Er weiß, wie Arbeitgeber Abmahnungen vorbereiten, und erkennt zugleich, wo Abmahnungen in der Praxis angreifbar sind.

Arbeitnehmer berät er bei der Bewertung einer Abmahnung, bei der Formulierung von Gegendarstellungen und bei der Durchsetzung des Anspruchs auf Entfernung aus der Personalakte. Arbeitgeber unterstützt er bei der rechtssicheren Abfassung von Abmahnungen, bei der Vorbereitung verhaltensbedingter Kündigungen und bei der Vertretung vor dem Arbeitsgericht München und dem Landesarbeitsgericht München. Ein besonderer Schwerpunkt liegt auf der Zeitarbeitsbranche und der Arbeitnehmerüberlassung.

Häufig ist eine Abmahnung Ausdruck eines tieferliegenden Konflikts. Als Wirtschaftsmediator (IHK) kann Rechtsanwalt Göttler auch Wege zu einer einvernehmlichen Klärung aufzeigen, bevor sich die Situation zuspitzt. Die Kanzlei befindet sich in der St.-Cajetan-Straße 1-3 in München-Haidhausen. Bringen Sie zum Erstgespräch die Abmahnung, Ihren Arbeitsvertrag und gegebenenfalls frühere Abmahnungen mit. Hinweise zu den Kosten finden Sie unter FAQ und Gebühren.

Ziel ist stets eine Lösung, die Ihre rechtliche Position sichert und zugleich die weitere Zusammenarbeit im Blick behält.

Vereinbaren Sie jetzt einen Termin – telefonisch unter 089 / 54 63 63 80 oder über das Kontaktformular.

Häufige Fragen zur Abmahnung