Personalvermittlung und Vermittlungsprovision: Verträge richtig gestalten und Provisionsansprüche durchsetzen
Ein Personalvermittler hat Anspruch auf eine Vermittlungsprovision, wenn der Arbeitsvertrag gerade aufgrund seiner Vermittlungsleistung zustande kommt. Darüber gibt es häufig Streit: Der Kunde stellt den vorgestellten Kandidaten ein, zahlt aber nicht, weil er ihn angeblich schon kannte, weil es sich um eine andere Stelle handelt oder weil die Einstellung erst Monate später erfolgte.
Rechtlich gelten Personalvermittler als Makler. Ob und in welcher Höhe eine Provision geschuldet ist, richtet sich deshalb vor allem nach dem Vermittlungsvertrag und seinen Klauseln. Mit einer klaren Vertragsgestaltung lassen sich viele Streitigkeiten von Anfang an vermeiden.
Besondere Regeln gelten, wenn ein Entleiher einen Leiharbeitnehmer übernimmt oder wenn Arbeitsuchende selbst eine Vergütung für die Vermittlung zahlen sollen.
In der Kanzlei Göttler berate ich Personaldienstleister und Unternehmen bei der Gestaltung von Vermittlungsverträgen und vertrete sie, wenn die Provision zum Streitfall wird.
Personalvermittlung als Maklergeschäft: Ab wann besteht der Provisionsanspruch?
Der Personalvermittler sucht für ein Unternehmen passende Bewerber und stellt sie dem Kunden vor. Kommt es zur Einstellung, steht ihm eine Provision zu. Rechtlich handelt es sich dabei um einen Maklervertrag nach §§ 652 ff. BGB.
Der Provisionsanspruch setzt nach § 652 BGB im Kern drei Dinge voraus:
- Vermittlung oder Nachweis: Der Vermittler hat den Kandidaten vorgestellt oder die Gelegenheit zum Vertragsschluss nachgewiesen.
- Wirksamer Arbeitsvertrag: Zwischen Kunde und Kandidat ist ein Arbeitsvertrag zustande gekommen.
- Ursächlichkeit: Der Vertrag beruht gerade auf der Tätigkeit des Vermittlers.
Wie hoch die Provision ausfällt, bestimmt der Vertrag. Häufig wird dafür ein Anteil am Jahresbruttogehalt des vermittelten Mitarbeiters vereinbart. Haben die Parteien die Höhe nicht geregelt, gilt die übliche Vergütung.
Von der Arbeitnehmerüberlassung unterscheidet sich die Personalvermittlung grundlegend: Der Vermittler wird nicht zum Arbeitgeber, denn der Kandidat wird direkt beim Kunden angestellt. Für die reine Vermittlung ist keine Erlaubnis nach dem Arbeitnehmerüberlassungsgesetz nötig. Viele Personaldienstleister bieten jedoch beides an, und gerade an dieser Schnittstelle ergeben sich Rechtsfragen.
Lassen Sie Ihre Vermittlungsverträge prüfen, bevor ein Provisionsstreit entsteht, denn dann kommt es auf jede einzelne Formulierung an.
Den Vermittlungsvertrag sauber und rechtssicher gestalten
Die meisten Streitigkeiten über Vermittlungsprovisionen gehen auf unklare oder fehlende Vertragsregelungen zurück. Ein guter Vermittlungsvertrag regelt vor allem Folgendes:
- Höhe und Bemessung: Prozentsatz und Bemessungsgrundlage, zum Beispiel das vereinbarte Jahresbruttogehalt samt variabler Bestandteile.
- Fälligkeit: Ob die Provision bei Vertragsschluss, bei Arbeitsantritt oder in Raten zu zahlen ist.
- Vorkenntnis: Bis wann und in welcher Form der Kunde melden muss, dass ihm ein Kandidat schon bekannt war.
- Einstellung auf andere Stelle: Ob die Provision auch dann entsteht, wenn der Kandidat auf eine andere Position oder erst zu einem späteren Zeitpunkt eingestellt wird.
- Weitergabe an Dritte: Ob die Provision geschuldet bleibt, wenn der Kunde das Profil an ein verbundenes Unternehmen weiterreicht.
- Ausscheiden in der Probezeit: Ob in diesem Fall ein Ersatzkandidat gestellt oder ein Teil der Provision zurückerstattet wird.
Setzt ein Vermittler die Bedingungen gegenüber vielen Kunden ein, handelt es sich um Allgemeine Geschäftsbedingungen. Diese unterliegen der Inhaltskontrolle (§ 307 BGB). Überzogene Klauseln, zum Beispiel eine Provision ohne jeden Bezug zur Vermittlungsleistung, können unwirksam sein und entfallen dann ersatzlos.
Setzen Sie Ihre Geschäftsbedingungen schon seit Jahren unverändert ein, sollten Sie sie an die aktuelle Rechtsprechung anpassen lassen.
Häufige Streitpunkte bei der Vermittlungsprovision
In der Praxis treten zwischen Personalvermittlern und ihren Kunden immer wieder dieselben Konflikte auf:
- Einstellung ohne Mitteilung: Der Kunde engagiert den vorgestellten Kandidaten, ohne den Vermittler darüber zu informieren. Häufig erfährt der Vermittler davon erst über soziale Netzwerke.
- Behauptete Vorkenntnis: Der Kunde gibt an, den Kandidaten bereits gekannt zu haben, etwa aus einer früheren Bewerbung. Maßgeblich ist, ob der Vertrag trotzdem auf der Vermittlung beruht und ob die Vorkenntnis rechtzeitig mitgeteilt wurde.
- Andere Stelle, anderes Unternehmen: Der Kandidat wird auf einer anderen Position oder bei einer Konzerngesellschaft eingestellt.
- Zeitlicher Abstand: Die Einstellung folgt erst einige Monate nach der Vorstellung.
- Kündigung in der Probezeit: Der Kunde fordert die Provision zurück, weil der Mitarbeiter das Unternehmen rasch wieder verlassen hat.
- Höhe der Provision: Es gibt Streit über die Bemessungsgrundlage, etwa darüber, ob Boni oder Dienstwagen einzurechnen sind.
In all diesen Fällen hängt die Frage, ob die Provision geschuldet ist, von den vertraglichen Regelungen ab und davon, ob der Arbeitsvertrag wirtschaftlich auf die Vermittlung zurückgeht.
Zahlt ein Kunde nicht, sollten Sie die Rechtslage klären lassen, bevor Sie auf die Provision verzichten oder einen Vergleich vorschlagen.
Übernahme von Leiharbeitnehmern: Vermittlungsvergütung nach dem AÜG richtig regeln
Wird ein Leiharbeitnehmer vom Entleiher in ein eigenes Arbeitsverhältnis übernommen, verliert der Verleiher eine Arbeitskraft. Deshalb enthalten viele Überlassungsverträge für diesen Fall eine Vermittlungsvergütung.
Eine solche Vereinbarung ist im Grundsatz erlaubt. Sie muss allerdings angemessen ausfallen (§ 9 Abs. 1 Nr. 3 AÜG). Der Gesetzgeber möchte verhindern, dass hohe Gebühren die Übernahme von Leiharbeitnehmern in der Praxis unmöglich machen.
Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs bemisst sich die Angemessenheit unter anderem nach:
- Dauer der vorangegangenen Überlassung: Je länger der Leiharbeitnehmer schon im Betrieb des Entleihers eingesetzt war, desto niedriger muss die Vergütung sein.
- Bereits gezahltem Entgelt: Der Verleiher hat durch die Überlassung bereits Einnahmen erzielt.
- Aufwand für einen vergleichbaren Mitarbeiter: Die Kosten, die dem Entleiher entstünden, wenn er einen solchen Arbeitnehmer selbst suchen würde.
Bewährt haben sich gestaffelte Klauseln, bei denen die Vergütung mit jedem Monat der Überlassung abnimmt. Unwirksam ist dagegen eine Vergütung, die der Leiharbeitnehmer selbst tragen soll (§ 9 Abs. 1 Nr. 5 AÜG).
Lassen Sie die Übernahmeklausel in Ihren Überlassungsverträgen überprüfen, denn eine unangemessene Regelung kann vollständig wegfallen.
Vergütung für die Vermittlung von Arbeitsuchenden
Wer sich als Arbeitsuchender vermitteln lässt, statt dass ein Unternehmen den Vermittler beauftragt, ist durch strenge gesetzliche Vorgaben geschützt (§§ 296, 297 SGB III):
- Schriftform: Der Vermittlungsvertrag mit dem Arbeitsuchenden muss schriftlich abgeschlossen werden.
- Höchstbetrag: Für die Vermittlung in eine versicherungspflichtige Beschäftigung darf die Vergütung grundsätzlich 2.000 Euro einschließlich Umsatzsteuer nicht übersteigen.
- Kein Vorschuss: Der Vermittler darf weder Vorschüsse fordern noch annehmen.
- Erfolgsabhängigkeit: Ein Vergütungsanspruch entsteht nur, wenn aufgrund der Vermittlung ein Arbeitsvertrag zustande kommt.
- Vermittlungsgutschein: Reicht der Arbeitsuchende einen Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein ein, gelten für Höhe und Zahlung der Vergütung Sonderregeln.
Verstoßen Vereinbarungen gegen diese Vorgaben, sind sie unwirksam. Das betrifft zum Beispiel eine überhöhte Vergütung oder Entgelte für Leistungen, die ohnehin zur Vermittlung zählen.
Personaldienstleister, die direkt mit Arbeitsuchenden abrechnen oder Vermittlungsgutscheine akzeptieren, sollten ihre Verträge daher besonders sorgfältig ausgestalten.
Stellen Sie Ihre Leistungen Arbeitsuchenden direkt oder über Vermittlungsgutscheine in Rechnung, sollten Sie Ihre Vertragsmuster auf die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben prüfen lassen.
Provisionsanspruch durchsetzen: Beweise sichern und richtig vorgehen
Kommt es zum Streit, muss der Vermittler nachweisen, dass er den Kandidaten vorgestellt hat und der Arbeitsvertrag auf dieser Vorstellung beruht. Entscheidend ist daher eine lückenlose Dokumentation:
- Profilübersendung: Halten Sie fest, wann und an wen Sie welches Profil versandt haben.
- Zustimmung des Kandidaten: Sichern Sie den Nachweis, dass der Kandidat der Vorstellung bei diesem Kunden zugestimmt hat.
- Vorstellungsgespräche: Notieren Sie Termine, Teilnehmer und Rückmeldungen.
- Reaktion auf Vorkenntnis: Heben Sie jede Äußerung des Kunden auf, er kenne den Kandidaten bereits.
Zahlt der Kunde nicht, folgen üblicherweise zunächst eine Rechnung mit Zahlungsfrist und danach eine Mahnung. Bleibt auch diese erfolglos, kommen ein gerichtliches Mahnverfahren oder eine Klage in Betracht. Zuständig sind die ordentlichen Gerichte und nicht die Arbeitsgerichte, da es sich um einen Vertrag zwischen Unternehmen handelt.
Der Provisionsanspruch verjährt in der Regel nach drei Jahren, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem er entstanden ist und der Vermittler davon Kenntnis erlangt hat.
Wurde Ihr Kandidat eingestellt, ohne dass die Provision bezahlt wird, sichern Sie zunächst Ihre Unterlagen und lassen Sie den Anspruch anschließend prüfen.
Datenschutz, Direktansprache und Schnittstelle zur Zeitarbeit
Neben der Provision stellen sich Personaldienstleistern weitere Rechtsfragen, die eng mit der Vermittlung verbunden sind.
- Datenschutz: Bewerberprofile enthalten personenbezogene Daten. Für ihre Weitergabe an Kunden braucht es eine tragfähige Rechtsgrundlage, in der Praxis meist die Einwilligung des Kandidaten.
- Direktansprache: Kandidaten an ihrem Arbeitsplatz anzusprechen, ist nur in engen Grenzen zulässig. Ein erster kurzer Kontakt ist erlaubt, während ein hartnäckiges Abwerben in der Arbeitszeit wettbewerbswidrig sein kann.
- Kombination mit Arbeitnehmerüberlassung: Wer sowohl vermittelt als auch überlässt, benötigt für die Überlassung eine Erlaubnis nach dem AÜG und muss beide Geschäftsfelder vertraglich sauber voneinander trennen.
- Verträge mit freien Mitarbeitern: Wenn Recruiter auf Provisionsbasis arbeiten, stellen sich Fragen der Scheinselbstständigkeit und der Provisionsabrechnung.
Eine Beratung, die Vermittlung und Arbeitnehmerüberlassung gemeinsam in den Blick nimmt, hilft dabei, Risiken frühzeitig zu erkennen und die Verträge sinnvoll aufeinander abzustimmen.
Falls Sie sowohl Personalvermittlung als auch Arbeitnehmerüberlassung anbieten, sollten Sie Ihre Verträge gemeinsam prüfen lassen, damit keine Klausel ins Leere läuft.
So unterstütze ich als Anwalt im Arbeitsrecht Personaldienstleister bei der Personalvermittlung
Ich berate Personalvermittler, Zeitarbeitsunternehmen und deren Kunden:
- Vertragsgestaltung: Ich entwerfe und prüfe Vermittlungsverträge sowie Allgemeine Geschäftsbedingungen.
- Übernahmeklauseln: Ich gestalte Vermittlungsvergütungen in Überlassungsverträgen so, dass sie den Anforderungen an die Angemessenheit entsprechen.
- Provisionsstreit: Ich kläre, ob eine Provision geschuldet ist, und setze sie gegenüber dem Kunden durch oder wehre unberechtigte Forderungen ab.
- Arbeitsuchende: Ich überprüfe Verträge mit Arbeitsuchenden und die Abrechnung über Vermittlungsgutscheine.
- Begleitende Fragen: Ich berate Sie zu Datenschutz, Direktansprache und Arbeitnehmerüberlassung.
Besteht eine Rechtsschutzversicherung, die den Streit abdeckt, kümmere ich mich für Sie um die Deckungsanfrage.
Ist eine Provision im Streit oder möchten Sie Ihre Vermittlungsverträge überarbeiten, nehmen Sie Kontakt mit mir auf, bevor Fristen ablaufen oder Ansprüche verjähren.
Ab wann kann ein Personalvermittler seine Provision verlangen?
Dann, wenn der Kunde mit dem vorgestellten Kandidaten einen Arbeitsvertrag abschließt und dieser gerade auf der Vermittlung beruht (§ 652 BGB). Daneben sind die Regelungen im Vermittlungsvertrag maßgeblich. Kommt kein Arbeitsvertrag zustande, besteht in der Regel auch kein Anspruch. Wie hoch die Provision ausfällt, ergibt sich aus der vertraglichen Vereinbarung.
Ist der Kunde zur Zahlung verpflichtet, wenn er behauptet, den Kandidaten schon gekannt zu haben?
Das lässt sich nicht pauschal beantworten: Eine Zahlungspflicht entfällt nicht ohne Weiteres, besteht aber auch nicht in jedem Fall. Entscheidend ist, ob der Arbeitsvertrag trotz der behaupteten Vorkenntnis auf der Vorstellung durch den Vermittler beruht. Viele Verträge verlangen, dass der Kunde eine Vorkenntnis innerhalb einer bestimmten Frist mitteilt. Versäumt er diese Frist, kann er sich später häufig nicht mehr darauf berufen.
Ist die Provision auch dann fällig, wenn der Kandidat auf eine andere Stelle eingestellt wird?
Das richtet sich nach dem Vertrag. Viele Vermittlungsverträge sehen ausdrücklich vor, dass die Provision auch bei einer Einstellung auf eine andere Position oder innerhalb eines festgelegten Zeitraums nach der Vorstellung anfällt. Gibt es keine solche Regelung, ist entscheidend, ob die Einstellung wirtschaftlich weiterhin auf die Vermittlung zurückzuführen ist. Mit einer eindeutigen Klausel lässt sich dieser Streit vermeiden.
Muss die Provision erstattet werden, wenn der Mitarbeiter in der Probezeit ausscheidet?
Ohne eine besondere Vereinbarung muss sie grundsätzlich nicht erstattet werden, denn der Anspruch entsteht bereits mit dem Abschluss des Arbeitsvertrags. In vielen Verträgen ist für diesen Fall jedoch ein Ersatzkandidat oder eine anteilige Rückzahlung vorgesehen. Ob eine solche Regelung greift und wirksam ist, hängt vom konkreten Vertrag ab.
Ist es einem Verleiher erlaubt, eine Gebühr zu fordern, wenn der Entleiher einen Leiharbeitnehmer übernimmt?
Ja, sofern sie angemessen ist (§ 9 Abs. 1 Nr. 3 AÜG). Nach der Rechtsprechung sind vor allem die Dauer der vorangegangenen Überlassung, das bereits gezahlte Entgelt und der Aufwand für die Gewinnung eines vergleichbaren Mitarbeiters ausschlaggebend. Bewährt haben sich gestaffelte Regelungen, bei denen die Vergütung mit zunehmender Überlassungsdauer sinkt. Eine unangemessene Klausel kann ersatzlos wegfallen.
Ist es zulässig, den Leiharbeitnehmer selbst an der Vermittlungsgebühr zu beteiligen?
Nein. Eine Abrede, durch die der Leiharbeitnehmer dem Verleiher eine Vermittlungsvergütung zahlen soll, ist unwirksam (§ 9 Abs. 1 Nr. 5 AÜG). Ein Entgelt lässt sich ausschließlich mit dem Entleiher vereinbaren. In den Verträgen sollte dies klar voneinander getrennt geregelt sein.
Welche Vergütung darf ein Vermittler von Arbeitsuchenden höchstens fordern?
Für die Vermittlung in eine versicherungspflichtige Beschäftigung darf der Vermittler grundsätzlich höchstens 2.000 Euro einschließlich Umsatzsteuer verlangen. Der Vertrag muss schriftlich geschlossen werden, Vorschüsse sind unzulässig, und der Anspruch entsteht nur, wenn die Vermittlung erfolgreich ist (§§ 296, 297 SGB III). Bei einem Vermittlungsgutschein gelten besondere Regeln. Verstößt eine Vereinbarung gegen diese Vorgaben, ist sie unwirksam.
Welches Gericht entscheidet über einen Provisionsstreit?
Üblicherweise sind die ordentlichen Gerichte zuständig, je nach Streitwert also das Amts- oder das Landgericht. Es geht um einen Maklervertrag zwischen Vermittler und Kunde und nicht um ein Arbeitsverhältnis. Deshalb sind die Arbeitsgerichte meist nicht zuständig. Oft bietet sich vor einer Klage zunächst ein gerichtliches Mahnverfahren an.
Bis wann lässt sich eine Vermittlungsprovision geltend machen?
In der Regel verjährt der Anspruch nach drei Jahren. Die Frist läuft ab dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Vermittler von der Einstellung Kenntnis erlangt hat. Bekommt der Vermittler erst spät von der Einstellung mit, startet die Frist entsprechend später. Dennoch sollten Sie Ihre Unterlagen frühzeitig sichern.
Ab wann ist anwaltliche Hilfe bei einem Streit um eine Vermittlungsprovision sinnvoll?
Spätestens dann, wenn ein Kunde die Zahlung verweigert oder Einwände wie Vorkenntnis oder eine andere Stelle erhebt. Ein Anwalt sichtet den Vertrag und die Dokumentation und bewertet, ob sich die Durchsetzung der Forderung lohnt. Noch besser ist eine Beratung schon vor dem Streit, nämlich bei der Gestaltung der Verträge. Ob eine Rechtsschutzversicherung die Kosten übernimmt, richtet sich nach dem Umfang der Police.